ZAPYTANIE OFERTOWE W związku z planowanym zakupem pieczywa i innych wypieków na potrzeby Domu Pomocy Społecznej w Bielawkach w 2024r
Bielawki, 30.11.2023r.
Dom Pomocy Społecznej w Bielawkach
Bielawki 47, 83-130 Pelplin
Telefon: (58) 536-16-59
E-mail: bielawki@op.pl
Godziny pracy:
poniedziałek – piątek: 7:00 : 15:00.
ZAPYTANIE OFERTOWE
W związku z planowanym zakupem pieczywa i innych wypieków na potrzeby Domu Pomocy Społecznej w Bielawkach w 2024r. uprzejmie proszę o złożenie oferty cenowej zgodnie z załączonymi dokumentami.
- Zamawiający:
Dom Pomocy Społecznej w Bielawkach
Bielawki 47
83-130 Pelplin
tel.(58) 536-16-59
NIP: 593-21-33-096
- Przedmiot zapytania ofertowego:
- Przedmiotem zamówienia jest: DOSTAWA PIECZYWA i innych wypieków dla Domu Pomocy Społecznej w Bielawkach w roku 2024 według zestawienia rodzajowo – ilościowo – wartościowego opisanego w Załączniku nr A do FORMULARZA OFERTY.
- Zestawienie rodzajowo – ilościowo – wartościowe zawarte w Załączniku nr A w rubryce 4 zawiera prognozowane (szacunkowe) zapotrzebowanie asortymentu (przedmiotu dostawy) w okresie jednego roku i są to wielkości orientacyjne, przyjęte dla celu porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty.
III. Termin realizacji i istotne warunki zamówienia:
- 1. Wykonawca zobowiązany będzie dostarczać przedmiot zamówienia sześć razy w tygodniu w godzinach od 6:00 do 6:30, do siedziby Zamawiającego, zgodnie ze złożonym telefonicznie lub e-mailem zamówieniem, poprzedzającym dzień dostawy towaru.
- Wykonawca zobowiązany będzie do wniesienia przedmiotu zamówienia do pomieszczeń wskazanych przez Zamawiającego, znajdujących się w jego siedzibie. Dostawa, rozładunek i wniesienie realizowane będą na koszt dostawy wkalkulowany w cenę dostarczanych produktów.
3.W związku ograniczeniami związanymi z zagrożeniem epidemicznym rozprzestrzeniania się wirusa SARS-CoV-2, Wykonawca zobowiązany będzie do zachowania szczególnych środków ostrożności, tzn. przed wejściem do budynku DPS-u zdezynfekować ręce, nałożyć rękawiczki ochronne oraz maseczkę ochronną na twarz.
- Przedmiot zamówienia musi posiadać:
– foremny kształt (nierozlany, niezgnieciony, nieporozrywany)
– skórkę nieoddzielającą się od miękiszu, niezabrudzoną, niespaloną,
– miękisz suchy, o wyraźnie właściwej porowatości, bez zakalca, bez zanieczyszczeń oraz obecności grudek mąki lub soli,
– miękisz o właściwym smaku (niegorzki, niezbyt kwaśny, zbyt słonym lub niesłonym).
- Wykonawca zobowiązany jest:
1) dostarczać produkty, które są dopuszczone do sprzedaży,
2) dostarczać artykuły niewykazujące oznak nieświeżości lub zepsucia, świeże, zgodne z Systemami Bezpieczeństwa Jakości Żywności i Polskimi Normami Żywieniowymi oraz okresem przydatności do spożycia dla danego produktu,
3) towar dostarczać w nieuszkodzonych opakowaniach,
4) dostarczać produkty pierwszego gatunku,
5) dostarczać art. wymienione w tabeli jako poz. 1,2,3 (różne gatunki chleba, bułka paryska)- jako pokrojone i opakowane odpowiedniej jakości folią,
6) dostarczać produkty czyste, niezabrudzone, nieuszkodzone mechanicznie, spełniające wymagania jakościowe, dotyczące przechowywania, pakowania i transportu zawarte w Polskich Normach, posiadające właściwe atesty, certyfikaty oraz posiadające ważne terminy ważności do spożycia.
- W przypadku dostarczenia towaru niezgodnego z zamówieniem, przeterminowanego lub złej jakości Wykonawca na swój koszt dokona wymiany takiego towaru w tym samym dniu, w którym miała miejsce dostawa.
- Rozliczenie transakcji następować będzie przelewem na konto wskazane na fakturze ciągu 14 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury przez Wykonawcę.
- Termin realizacji zamówienia (12 m-cy): od 01.01.2024 r. do 31.12.2024 r.
- Dom Pomocy Społecznej w Bielawkach zaznacza, iż Wykonawca może ulec zmianie w przypadku naruszenia zasad określonych w niniejszym zapytaniu.
- Opis sposobu przygotowania oferty:
- Ofertę należy sporządzić w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności.
- Oferta wraz z załącznikami musi być czytelna.
- Oferta i wszystkie załączniki muszą być opieczętowane pieczęcią firmową i podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentacji.
- Jeżeli osoba/osoby podpisująca ofertę działa na podstawie pełnomocnictwa, to pełnomocnictwo musi w swej treści jednoznacznie wskazywać uprawnienie do podpisania oferty. Pełnomocnictwo to musi zostać dołączone do oferty i musi być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.
- Złożenie więcej niż jednej oferty spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez wykonawcę.
- Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
- Oferta musi obejmować całość zamówienia.
- Oferty częściowe oraz oferty wariantowe zostaną odrzucone.
- Oferta winna być przygotowana na formularzu oferty stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszej specyfikacji.
- Wykaz oświadczeń lub dokumentów jakie mają dołączyć do oferty Wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków w udziale w zapytaniu ofertowym:
- Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne – Załącznik nr 2.
- Oświadczenie o spełnieniu koniecznych wymagań higieniczno – sanitarnych w procesie produkcji i obrocie żywnością – Załącznik nr 3.
- Składanie ofert.
- Ofertę należy złożyć do dnia 06.12.2024r. do godz. 12:00 w siedzibie Zamawiającego: Dom Pomocy Społecznej Bielawki 47; 83-130 Pelplin (Budynek Główny – Administracja). Oferta powinna być opatrzona nazwą zamówienia: ,,Oferta na dostawę pieczywa oraz inne wypieki na potrzeby Domu Pomocy Społecznej w Bielawkach w 2024 r”.
- Osoba uprawniona do kontaktu z oferentami:
Małgorzata Gładykowska (58) 536-16-59, adres e-mail: bielawki@op.pl
VII. Kryteria oceny ofert:
- Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się odpowiednią jakością oraz ceną. W związku z tym Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć wraz z ofertą bezpłatne PRÓBKI przedmiotu dostawy.
VIII. Sposób dokonywania oceny złożonej oferty:
- Złożenie jednej prawidłowej oferty jest wystarczające do zawarcia umowy.
- Oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie składania ofert, nie będą poddawane ocenie, zostaną niezwłocznie zniszczone komisyjnie w siedzibie Zamawiającego. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu do Zamawiającego, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową, czy kurierska.
- Zamawiający poprawi oczywiste omyłki rachunkowe w ofercie wraz z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonywanych poprawek i zawiadomi o tym Wykonawcę.
- W toku badania i oceny oferty Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
- W przypadku, gdy oferta nie zawiera wymaganych dokumentów lub są one niekompletne, nieczytelne lub budzą wątpliwość, Zamawiający wezwie Wykonawcę do uzupełnienia bądź wyjaśnienia w wyznaczonym terminie.
- Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy mogą przekazywać pisemnie, za pomocą drogi elektronicznej.
- Ważność oferty:
- Oferta cenowa jest ważna przez okres 30 dni. Bieg terminu związania z ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
- Informacje dotyczące zawarcia umowy:
- Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający poinformuje wszystkich Wykonawców przesyłając informację na e-maila podanego w ofercie oraz zamieści informację na stronie internetowej dpsbielawki.com
- Z Wykonawcą, który złoży najlepszą ofertę zostanie zawarta umowa (wzór umowy stanowi Załącznik Nr 4).
- Wybrany Wykonawca będzie zobowiązany do podpisania umowy w terminie i miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego.
- Wykonawca przed podpisaniem umowy dostarczy do Domu Pomocy Społecznej w Bielawkach następujące kserokopie dokumentów potwierdzone „za zgodność z oryginałem”:
– wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub odpis z KRS,
– zaświadczenie o numerze NIP,
– zaświadczenie o numerze REGON.
- Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzenia ich ponownej oceny.
- Inne postanowienia
- Zamawiający zastrzega sobie możliwość w każdym czasie dokonania zmian lub odwołania warunków zawartych w niniejszym zapytaniu ofertowym. W przypadku wprowadzenia zmian Zamawiający ogłosi to na swojej stronie internetowej: dpsbielawki.com i każda zmiana staje się wiążąca od chwili ogłoszenia.
- Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia zapytania ofertowego w każdym czasie bez podania przyczyny.
- Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tytułu unieważnienia postępowania.
- Zamawiający zaznacza, że nie będzie zwracał próbek Wykonawcom, nawet tym, których ofert nie wybrano.
- Wykonawca może składać pytania do Zamawiającego odnośnie Zapytania ofertowego na adres e-mail: bielawki@op.pl do dnia 04.12.2023r. Do godz. 12:00. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nie udzielania odpowiedzi na pytania Wykonawców zadane po tym terminie.
6.Otwarcie ofert nastąpi komisyjnie w siedzibie Zamawiającego bez udziału Wykonawców.
XII. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO:
Na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO) informuję, że:
- Administratorem Pana(ni) danych osobowych jest Dom Pomocy Społecznej w Bielawkach, Bielawki 47, 83-130 Pelplin, NIP: 5932133096, REGON: 040000049.
2.Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym może Pan(ni się skontaktować w sprawach ochrony Pana(ni) danych osobowych i realizacji swoich praw pod następującym adresem poczty elektronicznej: administracja@dpsbielawki.pl lub pisemnie na adres: Dom Pomocy Społecznej w Bielawkach, Bielawki 47, 83-130 Pelplin.
3.Pana(ni) dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na „Dostawę pieczywa i innych wypieków dla Domu Pomocy Społecznej w Bielawkach w 2024r.” prowadzonym w trybie zapytania ofertowego w oparciu o przepisy Kodeksu Cywilnego.
- Odbiorcami Pana(ni) danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 701– 705 Kodeksu Cywilnego ( Dz. U. 1964 nr 16 poz. 93).
- Pana(ni) dane osobowe będą przechowywane, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.
- Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach Kodeksu cywilnego, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Kodeks cywilny.
- W odniesieniu do Pana(ni) danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.
- Administrator nie przewiduje przekazywania Pana(ni) danych do państwa trzeciego, ani organizacji międzynarodowej w rozumieniu RODO.
- Posiada Pan(ni):
- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pana(ni) dotyczących,
b.na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pana(ni) danych osobowych,
- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO*,
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pana(ni), że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
- nie przysługuje Panu(ni):
- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Szczegółowe informacje na temat Ochrony Danych zamieszczamy w Polityce Prywatności dostępnej w naszej placówce oraz na naszej stronie internetowej.
Załączniki do zapytania ofertowego:
Załącznik nr 1 – Oferta cenowa.
Załącznik nr A – Zestawienie rodzajowo – ilościowe- wartościowe.
Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne.
Załącznik nr 3 – Oświadczenie o spełnieniu koniecznych wymagań higieniczno – sanitarnych w procesie produkcji i obrocie żywnością.
Załącznik nr 4 – Istotne postanowienia umowy- wzór umowy.
Dyrektor Domu
- mgr Katarzyna Piotrkowska
PLIK DO POBRANIA CAŁOŚCI :