Bielawki, 05.12.2024r.

Dom Pomocy Społecznej w Bielawkach
Bielawki 47, 83-130 Pelplin
Telefon: (58) 536-16-59
E-mail: bielawki@op.pl
Godziny pracy:
poniedziałek – piątek: 7:00 : 15:00.

 

ZAPYTANIE OFERTOWE

W związku z planowanym zakupem pieczywa i innych wypieków na potrzeby Domu Pomocy
Społecznej w Bielawkach w 2025r. uprzejmie proszę o złożenie oferty cenowej zgodnie z
załączonymi dokumentami.
I. Zamawiający:
Dom Pomocy Społecznej w Bielawkach
Bielawki 47
83-130 Pelplin
tel.(58) 536-16-59
NIP: 593-21-33-096
II. Przedmiot zapytania ofertowego:
1. Przedmiotem zamówienia jest: DOSTAWA PIECZYWA i innych wypieków dla Domu
Pomocy Społecznej w Bielawkach w roku 2025 według zestawienia rodzajowo – ilościowo
– wartościowego opisanego w Załączniku nr A do FORMULARZA OFERTY.
2. Zestawienie rodzajowo – ilościowo – wartościowe zawarte w Załączniku nr A w rubryce 4
zawiera prognozowane (szacunkowe) zapotrzebowanie asortymentu (przedmiotu dostawy) w
okresie jednego roku i są to wielkości orientacyjne, przyjęte dla celu porównania ofert i
wyboru najkorzystniejszej oferty.
III. Termin realizacji i istotne warunki zamówienia:
1. Wykonawca zobowiązany będzie dostarczać przedmiot zamówienia sześć razy w tygodniu
w godzinach od 6:00 do 6:30, do siedziby Zamawiającego, zgodnie ze złożonym telefonicznie
lub e-mailem zamówieniem, poprzedzającym dzień dostawy towaru.
2. Wykonawca zobowiązany będzie do wniesienia przedmiotu zamówienia do pomieszczeń
wskazanych przez Zamawiającego, znajdujących się w jego siedzibie. Dostawa, rozładunek i
wniesienie realizowane będą na koszt dostawy wkalkulowany w cenę dostarczanych
produktów.
3. Przedmiot zamówienia musi posiadać:
– foremny kształt (nierozlany, niezgnieciony, nieporozrywany)
– skórkę nieoddzielającą się od miękiszu, niezabrudzoną, niespaloną,
– miękisz suchy, o wyraźnie właściwej porowatości, bez zakalca, bez zanieczyszczeń
oraz obecności grudek mąki lub soli,
– miękisz o właściwym smaku (niegorzki, niezbyt kwaśny, zbyt słonym lub niesłonym).
4. Wykonawca zobowiązany jest:
1) dostarczać produkty, które są dopuszczone do sprzedaży,
2) dostarczać artykuły nie wykazujące oznak nieświeżości lub zepsucia, świeże,
zgodne z Systemami Bezpieczeństwa Jakości Żywności i Polskimi Normami
Żywieniowymi oraz okresem przydatności do spożycia dla danego produktu,
3) towar dostarczać w nieuszkodzonych opakowaniach,
4) dostarczać produkty pierwszego gatunku,
5) dostarczać art. wymienione w tabeli jako poz. 1,2,3 (różne gatunki chleba, bułka
paryska)- jako pokrojone i opakowane odpowiedniej jakości folią,
6) dostarczać produkty czyste, niezabrudzone, nieuszkodzone mechanicznie,
spełniające wymagania jakościowe, dotyczące przechowywania, pakowania i
transportu zawarte w Polskich Normach, posiadające właściwe atesty, certyfikaty
oraz posiadające ważne terminy ważności do spożycia.
5. W przypadku dostarczenia towaru niezgodnego z zamówieniem, przeterminowanego lub
złej jakości Wykonawca na swój koszt dokona wymiany takiego towaru w tym samym
dniu, w którym miała miejsce dostawa.
6. Rozliczenie transakcji następować będzie przelewem na konto wskazane na fakturze ciągu
14 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury przez Wykonawcę.
7. Termin realizacji zamówienia (12 m-cy): od 01.01.2025 r. do 31.12.2025 r.
8. Dom Pomocy Społecznej w Bielawkach zaznacza, iż Wykonawca może ulec zmianie w
przypadku naruszenia zasad określonych w niniejszym zapytaniu.
IV. Opis sposobu przygotowania oferty:
1. Ofertę należy sporządzić w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem
nieważności.
2. Oferta wraz z załącznikami musi być czytelna.
3. Oferta i wszystkie załączniki muszą być opieczętowane pieczęcią firmową i podpisane przez
osobę uprawnioną do reprezentacji.
4. Jeżeli osoba/osoby podpisująca ofertę działa na podstawie pełnomocnictwa, to
pełnomocnictwo musi w swej treści jednoznacznie wskazywać uprawnienie do podpisania
oferty. Pełnomocnictwo to musi zostać dołączone do oferty i musi być złożone w oryginale lub
kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.
5. Złożenie więcej niż jednej oferty spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez
wykonawcę.
6. Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
7. Oferta musi obejmować całość zamówienia.
8. Oferty częściowe oraz oferty wariantowe zostaną odrzucone.
9. Oferta winna być przygotowana na formularzu oferty stanowiącym Załącznik nr 1 do
niniejszej specyfikacji.
V. Wykaz oświadczeń lub dokumentów jakie mają dołączyć do oferty Wykonawcy w celu
potwierdzenia spełnienia warunków w udziale w zapytaniu ofertowym:
1. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne –
Załącznik nr 2.
2. Oświadczenie o spełnieniu koniecznych wymagań higieniczno – sanitarnych w procesie
produkcji i obrocie żywnością – Załącznik nr 3.
VI. Składanie ofert.
1. Ofertę należy złożyć do dnia 11.12.2024r. do godz. 12:00 w siedzibie Zamawiającego:
Dom Pomocy Społecznej Bielawki 47; 83-130 Pelplin (Budynek Główny – administracja).
Oferta powinna być opatrzona nazwą zamówienia: ,,Oferta na dostawę pieczywa oraz
inne wypieki na potrzeby Domu Pomocy Społecznej w Bielawkach w 2025 r”.
2. Osoba uprawniona do kontaktu z oferentami:
Małgorzata Gładykowska (58) 536-16-59, adres e-mail: bielawki@op.pl
VII. Kryteria oceny ofert:
1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się odpowiednią jakością oraz ceną. W
związku z tym Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć wraz z ofertą bezpłatne PRÓBKI
przedmiotu dostawy.
VIII. Sposób dokonywania oceny złożonej oferty:
1. Złożenie jednej prawidłowej oferty jest wystarczające do zawarcia umowy.
2. Oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie składania ofert, nie będą poddawane
ocenie, zostaną niezwłocznie zniszczone komisyjnie w siedzibie Zamawiającego.
Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina
wpływu do Zamawiającego, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową, czy kurierska.
3. Zamawiający poprawi oczywiste omyłki rachunkowe w ofercie wraz z uwzględnieniem
konsekwencji rachunkowych dokonywanych poprawek i zawiadomi o tym Wykonawcę.
4. W toku badania i oceny oferty Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień
dotyczących treści złożonych ofert.
5. W przypadku, gdy oferta nie zawiera wymaganych dokumentów lub są one niekompletne,
nieczytelne lub budzą wątpliwość, Zamawiający wezwie Wykonawcę do uzupełnienia bądź
wyjaśnienia w wyznaczonym terminie.
6. Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i
Wykonawcy mogą przekazywać pisemnie, za pomocą drogi elektronicznej.
IX. Ważność oferty:
1. Oferta cenowa jest ważna przez okres 30 dni. Bieg terminu związania z ofertą rozpoczyna
się wraz z upływem terminu składania ofert.
X. Informacje dotyczące zawarcia umowy:
1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający poinformuje wszystkich
Wykonawców przesyłając informację na e-maila podanego w ofercie oraz zamieści
informację na stronie internetowej www.dpsbielawki.com
2. Z Wykonawcą, który złoży najlepszą ofertę zostanie zawarta umowa (wzór umowy stanowi
Załącznik Nr 4).
3. Wybrany Wykonawca będzie zobowiązany do podpisania umowy w terminie i miejscu
wyznaczonym przez Zamawiającego.
4. Wykonawca przed podpisaniem umowy dostarczy do Domu Pomocy Społecznej w
Bielawkach następujące kserokopie dokumentów potwierdzone „za zgodność z
oryginałem”:
– wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub odpis z KRS,
– zaświadczenie o numerze NIP,
– zaświadczenie o numerze REGON.
5. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umowy,
Zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez
przeprowadzenia ich ponownej oceny.

XI. Inne postanowienia
1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość w każdym czasie dokonania zmian lub odwołania
warunków zawartych w niniejszym zapytaniu ofertowym. W przypadku wprowadzenia zmian
Zamawiający ogłosi to na swojej stronie internetowej: dpsbielawki.pl i każda zmiana staje się
wiążąca od chwili ogłoszenia.
2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia zapytania ofertowego w każdym
czasie bez podania przyczyny.
3. Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tytułu unieważnienia postępowania.
4. Zamawiający zaznacza, że nie będzie zwracał próbek Wykonawcom, nawet tym, których
ofert nie wybrano.
5. Wykonawca może składać pytania do Zamawiającego odnośnie Zapytania ofertowego na
adres e-mail: bielawki@op.pl do dnia 09.12.2024r. Do godz. 12:00. Zamawiający zastrzega
sobie prawo do nie udzielania odpowiedzi na pytania Wykonawców zadane po tym terminie.
6.Otwarcie ofert nastąpi komisyjnie w siedzibie Zamawiającego bez udziału Wykonawców.
XII. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO:
Na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia
27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych
osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy
95/46/WE (dalej RODO) informuję, że:
1. Administratorem Pana(ni) danych osobowych jest Dom Pomocy Społecznej w Bielawkach,
Bielawki 47, 83-130 Pelplin, NIP: 5932133096, REGON: 040000049.
2.Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym może Pan(ni się
skontaktować w sprawach ochrony Pana(ni) danych osobowych i realizacji swoich praw pod
następującym adresem poczty elektronicznej: administracja@dpsbielawki.pl lub pisemnie na
adres: Dom Pomocy Społecznej w Bielawkach, Bielawki 47, 83-130 Pelplin.
3.Pana(ni) dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu
związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na „Dostawę pieczywa i
innych wypieków dla Domu Pomocy Społecznej w Bielawkach w 2025r.” prowadzonym w
trybie zapytania ofertowego w oparciu o przepisy Kodeksu Cywilnego.
4. Odbiorcami Pana(ni) danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona
zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 701 – 705 Kodeksu Cywilnego ( Dz. U.
1964 nr 16 poz. 93).
5. Pana(ni) dane osobowe będą przechowywane, przez okres 4 lat od dnia zakończenia
postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres
przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.
6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana
dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach Kodeksu cywilnego,
związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje
niepodania określonych danych wynikają z ustawy Kodeks cywilny.
7. W odniesieniu do Pana(ni) danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób
zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.
8. Administrator nie przewiduje przekazywania Pana(ni) danych do państwa trzeciego, ani
organizacji międzynarodowej w rozumieniu RODO.
9. Posiada Pan(ni):
a. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pana(ni) dotyczących,
b.na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pana(ni) danych osobowych,
c. na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania
danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO*,
d. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna
Pana(ni), że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy
RODO.
10. nie przysługuje Panu(ni):
a. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
b. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
c. na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych,
gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c
RODO.
Szczegółowe informacje na temat Ochrony Danych zamieszczamy w Polityce Prywatności
dostępnej w naszej placówce oraz na naszej stronie internetowej.
Załączniki do zapytania ofertowego:
Załącznik nr 1 – Oferta cenowa.
Załącznik nr A – Zestawienie rodzajowo – ilościowe- wartościowe.
Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu o
zamówienie publiczne.
Załącznik nr 3 – Oświadczenie o spełnieniu koniecznych wymagań higieniczno –
sanitarnych w procesie produkcji i obrocie żywnością.
Załącznik nr 4 – Istotne postanowienia umowy- wzór umowy.

PLIK DO POBRANIA W CAŁOŚCI : Pieczywo 2025 – zapytanie ofertowe.

Dyrektor Domu
s. mgr Katarzyna Piotrkowska