Bielawki, 23.04.2026 r.

 

PLIK DO POBRANIA W CAŁOŚCI : Zapytanie_ofertowe_na_zakup_i_dostawy p

Dom Pomocy Społecznej w Bielawkach
Bielawki 47, 83-130 Pelplin
Telefon: (58) 536-16-59
E-mail: bielawki@op.pl
Godziny pracy:
poniedziałek – piątek: 7:00 : 15:00.

ZAPYTANIE OFERTOWE
prowadzone na podstawie Kodeksu Cywilnego
W związku z planowanym zakupem i dostawą produktów do pielęgnacji ciała, produktów czyszczących i
polerujących, produktów wyposażenia na potrzeby Domu Pomocy Społecznej w Bielawkach w 2026/2027r.
uprzejmie proszę o złożenie oferty cenowej zgodnie z załączonymi dokumentami.
I. Nazwa i adres Zamawiającego:
Dom Pomocy Społecznej w Bielawkach
Bielawki 47
83-130 Pelplin
tel.(58) 536-16-59
NIP: 593-21-33-096
II. Przedmiot zapytania ofertowego:
1. Przedmiotem zamówienia jest: dostawa produktów do pielęgnacji ciała, produktów czyszczących i
polerujących, produktów wyposażenia dla Domu Pomocy Społecznej w Bielawkach według zestawienia
rodzajowo – ilościowo – wartościowego opisanego w Załączniku nr A do FORMULARZA OFERTY – Załącznik nr
1.
2. Zestawienie rodzajowo – ilościowo – wartościowe zawarte w Załączniku nr A w rubryce 4 zawiera prognozowane
(szacunkowe) zapotrzebowanie asortymentu (przedmiotu dostawy) w okresie jednego roku i są to wielkości
orientacyjne, przyjęte dla celu porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty.
3. Zamawiający podaje nazwy niektórych konkretnych produktów, które są sprawdzone w codziennym
użytkowaniu i Wykonawca zobowiązany jest zaoferować wskazane produkty.
4. Zamawiający informuje, że w niektórych pozycjach w zestawieniu rodzajowo-ilościowo-wartościowym wpisał
„równoważne” co oznacza, że przedmiot zamówienia został opisany przez wskazanie znaków towarowych,
patentów bądź pochodzenia. Wskazania te mają charakter przykładowy, określają jedynie klasę, standard
zamawianych wyrobów. Zamawiający dopuszcza w tych przypadkach składanie ofert na rozwiązania równoważne,
a zatem zaoferowanie produktu równoważnego przy zachowaniu cech jakościowych produktu wskazanego w
zestawieniu.
5. W zestawieniu rodzajowo – ilościowo – wartościowym Wykonawca zobowiązany jest wpisać nazwę oraz firmę
produktu równoważnego. Niewpisanie nazwy produktu równoważnego przez Wykonawcę oznacza, że Wykonawca
nie oferuje zamienników.
III. Termin realizacji i istotne warunki zamówienia:
1. Przedmiot zamówienia dostarczany będzie jeden raz w miesiącu w godzinach od 9:00 do 12:00, do siedziby
Zamawiającego, zgodnie ze złożonym telefonicznie lub e-mailem zamówieniem – złożonym trzy dni przed dostawą
towaru.
2. Miejscem dostawy jest Dom Pomocy Społecznej w Bielawkach. Dostawa obejmuje również wniesienie przez
pracowników Wykonawcy zamówionego towaru do wskazanego przez Zamawiającego magazynu.
3.Towar zostanie dostarczony transportem transportu wliczony będzie w cenę dostawy.
Wykonawcy do siedziby zamawiającego. Koszt
4. W przypadku dostarczenia towaru niezgodnego z zamówieniem, przeterminowanego lub złej jakości Wykonawca
na swój koszt dokona wymiany takiego towaru w tym samym dniu, w którym miała miejsce dostawa bądź
najpóźniej drugiego dnia po dostawie.
5. Zamawiający wymaga, aby dostarczone produkty pakowane były w oryginalnych opakowaniach, posiadały
etykietę w języku polskim. Nie dopuszcza się dostarczenia w opakowaniach zastępczych, uszkodzonych, czy zbiorczych.
6. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się ceną.
7. Rozliczenie transakcji następować będzie przelewem na konto wskazane na fakturze ciągu 14 dni od dnia
otrzymania prawidłowo wystawionej faktury przez Wykonawcę.
8. Termin realizacji zamówienia (12 m-cy): od dnia podpisania umowy, mniej więcej od 05.05.2026r.
9. Dom Pomocy Społecznej w Bielawkach zaznacza, iż Wykonawca może ulec zmianie w przypadku naruszenia
zasad określonych w niniejszym zapytaniu.
IV. Opis sposobu przygotowania oferty:
1. Ofertę należy sporządzić w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. Oferta wraz z załącznikami musi być czytelna.
3. Cena musi być wyrażona w walucie: PLN z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
4. Dla potrzeb niniejszego zapytania ofertowego, Wykonawca na druku Formularza ofertowego (wzór – Załącznik
nr 1 do zapytania ofertowego), zobowiązany jest podać łączną cenę ofertową netto i brutto. Do porównania ofert
będzie brana cena netto.
5. Oferta i wszystkie załączniki muszą być opieczętowane pieczęcią firmową i podpisane przez osobę uprawnioną
do reprezentacji.
6. Jeżeli osoba/osoby podpisująca ofertę działa na podstawie pełnomocnictwa, to pełnomocnictwo musi w swej
treści jednoznacznie wskazywać uprawnienie do podpisania oferty. Pełnomocnictwo to musi zostać dołączone do
oferty i musi być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.
7. Złożenie więcej niż jednej oferty spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez wykonawcę.
8. Oferta powinna być sporządzona zgodnie z postanowieniami niniejszego Zapytania ofertowego.
9. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem oferty oraz składa ofertę na własne ryzyko i na
własny koszt.
10. Oferta musi obejmować całość zamówienia.
11. Oferty częściowe oraz oferty wariantowe zostaną odrzucone.
12. Oferta winna być przygotowana na FORMULARZU OFERTY stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego
zapytania ofertowego wraz z wypełnionym Załącznikiem nr A Zestawienie rodzajowo – ilościowo – wartościowe.
13. Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty aktualne karty charakterystyki oferowanych
produktów.
V. Wykaz oświadczeń lub dokumentów jakie mają dołączyć do oferty Wykonawcy w celu potwierdzenia
spełnienia warunków w udziale w zapytaniu ofertowym:
1. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne – Załącznik nr 2.
2. Zatwierdzony wzór umowy – Załącznik nr 3.
VI. Składanie ofert.
1. Ofertę wraz z załącznikami ,,Oferta na dostawę produktów do pielęgnacji ciała, produktów czyszczących i
polerujących, produktów wyposażenia na potrzeby Domu Pomocy Społecznej w Bielawkach w 2026/2027r. ”
należy przesłać do dnia 29.04.2026 r. do godz. 12:00 na e-mail: bielawki@op.pl za potwierdzeniem odbioru.
2. Kontakt w sprawie zamówienia: adres e-mail: bielawki@op.pl
VII. Kryteria oceny ofert:
1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się ceną.
2. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta będzie mu najbardziej odpowiadała.
3. Z tytułu wyboru oferty Wykonawcy, która będzie najlepiej odpowiadała potrzebom Zamawiającemu,
Wykonawcy nie mogą mieć pretensji i nie przysługują im żadne odwołania i roszczenia odszkodowawcze wobec
Zamawiającego.
VIII. Sposób dokonywania oceny złożonej oferty:
1. Złożenie jednej prawidłowej oferty jest wystarczające do zawarcia umowy.
2. Oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie składania ofert, nie będą poddawane ocenie, zostaną
niezwłocznie zniszczone komisyjnie w siedzibie Zamawiającego.
3. Zamawiający poprawi oczywiste omyłki rachunkowe w ofercie wraz z uwzględnieniem konsekwencji
rachunkowych dokonywanych poprawek i zawiadomi o tym Wykonawcę.
4. W toku badania i oceny oferty Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści
złożonych ofert.
5. W przypadku, gdy oferta nie zawiera wymaganych dokumentów lub są one niekompletne, nieczytelne lub
budzą wątpliwość, Zamawiający wezwie Wykonawcę do uzupełnienia bądź wyjaśnienia w wyznaczonym
terminie.
6. Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy mogą przekazywać
pisemnie, za pomocą drogi elektronicznej.
IX. Ważność oferty:
1. Oferta cenowa jest ważna przez okres 30 dni. Bieg terminu związania z ofertą rozpoczyna się wraz z upływem
terminu składania ofert.
X. Informacje dotyczące zawarcia umowy:
1. Po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zamieści informacje o wynikach postępowania na stornie
internetowej Zamawiającego: dpsbielawki.pl, podając nazwę albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce
zamieszkania i adres, jeżeli jest miejscem wykonywania działalności Wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz
nazwy albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania i adresy, jeżeli są miejscami wykonywania
działalności Wykonawców, którzy złożyli oferty, a także wszystkich wartości netto zaoferowanego przedmiotu
zamówienia.
2. Z Wykonawcą, który złoży najlepszą ofertę zostanie zawarta umowa (wzór umowy stanowi Załącznik Nr 3).
3. Wybrany Wykonawca będzie zobowiązany do podpisania umowy w terminie i miejscu wyznaczonym przez
Zamawiającego.
4. Wykonawca przed podpisaniem umowy dostarczy do Domu Pomocy Społecznej w Bielawkach następujące
kserokopie dokumentów potwierdzone „za zgodność z oryginałem”: – wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub odpis z KRS,
– zaświadczenie o numerze NIP, – zaświadczenie o numerze REGON.
5. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze
kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert. Zamawiający ma możliwość negocjacji ceny oferty z
Wykonawcą.
XII. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO:
Na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016
r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego
przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO) informuję, że:
1. Administratorem Pana(ni) danych osobowych jest Dom Pomocy Społecznej w Bielawkach, Bielawki 47, 83-130
Pelplin, NIP: 5932133096, REGON: 040000049.
2.Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym może Pan(ni się skontaktować w sprawach
ochrony Pana(ni) danych osobowych i realizacji swoich praw pod następującym adresem poczty elektronicznej:
administracja@dpsbielawki.pl lub pisemnie na adres: Dom Pomocy Społecznej w Bielawkach, Bielawki 47, 83-130
Pelplin.
3.Pana(ni) dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z
postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na „Dostawę produktów do pielęgnacji ciała, produktów
czyszczących i polerujących, produktów wyposażenia dla Domu Pomocy Społecznej w Bielawkach na
2026/2027r.” prowadzonym w trybie zapytania ofertowego w oparciu o przepisy Kodeksu Cywilnego.
4. Odbiorcami Pana(ni) danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie
dokumentacja postępowania w oparciu o art. 701 – 705 Kodeksu Cywilnego ( Dz. U. 1964 nr 16 poz. 93).
5. Pana(ni) dane osobowe będą przechowywane, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie
zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.
6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem
ustawowym określonym w przepisach Kodeksu cywilnego, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie
zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Kodeks cywilny.
7. W odniesieniu do Pana(ni) danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany,
stosowanie do art. 22 RODO.
8. Administrator nie przewiduje przekazywania Pana(ni) danych do państwa trzeciego, ani organizacji
międzynarodowej w rozumieniu RODO.
9. Posiada Pan(ni):
a. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pana(ni) dotyczących,
b. na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pana(ni) danych osobowych,
c. na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z
zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO*,
d. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pana(ni), że
przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
10. nie przysługuje Panu(ni):
a. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
b. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
c. na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną
przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Szczegółowe informacje na temat Ochrony Danych zamieszczamy w Polityce Prywatności dostępnej
w naszej placówce oraz na naszej stronie internetowej.
XII. Inne postanowienia
1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość w każdym czasie dokonania zmian lub odwołania warunków zawartych
w niniejszym zapytaniu ofertowym. W przypadku wprowadzenia zmian Zamawiający ogłosi to na swojej stronie
internetowej: dpsbielawki.pl i każda zmiana staje się wiążąca od chwili ogłoszenia.
2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia, unieważnienia zapytania ofertowego na każdym etapie
bez wybrania jakiejkolwiek ze złożonych ofert i bez podania przyczyny. Z tego tytułu nie przysługują
Wykonawcom żadne odwołania i roszczenia odszkodowawcze wobec Zamawiającego.
3. W przypadku odrzucenia oferty lub wykluczenia Wykonawcy, Wykonawcom nie przysługują żadne odwołania
i roszczenia odszkodowawcze wobec Zamawiającego.
4. Od rozstrzygnięcia niniejszego zapytania ofertowego czyli z tytułu wyboru oferty Wykonawcy, która będzie
najlepiej odpowiadała potrzebom Zamawiającemu, Wykonawcy nie mogą mieć pretensji i nie przysługują im
żadne odwołania i roszczenia odszkodowawcze wobec Zamawiającego.
5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem oferty oraz składa ofertę na własne ryzyko i na własny koszt.
6. Zamawiający dopuszcza możliwość negocjacji ceny oferty z Wykonawcą, którego ofertę uzna za najlepszą.
7. Zamawiający zaznacza, że nie będzie zwracał próbek Wykonawcom, nawet tym, których ofert nie wybrano.
8. Złożenie oferty przez Wykonawcę jest jednoznaczne z zaakceptowaniem bez zastrzeżeń treści danego zapytania ofertowego.
9. Wykonawca może składać pytania do Zamawiającego odnośnie Zapytania ofertowego na adres e-mail:
bielawki@op.pl do dnia 27.04.2026r. do godz. 10:00. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nieudzielania
odpowiedzi na pytania Wykonawców zadane po tym terminie.
10. Otwarcie ofert nastąpi komisyjnie w siedzibie Zamawiającego bez udziału Wykonawców.
11. Zamawiający zastrzega sobie nieudzielania wglądu do ofert Wykonawcom, którzy nie brali udziału w zapytaniu ofertowym.
Załącznik nr 1 – Oferta cenowa.
Załącznik nr A – Zestawienie rodzajowo – ilościowe- wartościowe.
Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne.
Załącznik nr 3 – Istotne postanowienia umowy- wzór umowy.

Dyrektor Domu
s. mgr Katarzyna Piotrkowska