PLIK DO POBRANIA W CAŁOŚCI :

Art. spoż. różne 2026-zapytanie ofertowe

Dom Pomocy Społecznej w Bielawkach
Bielawki 47, 83-130 Pelplin
Telefon: (58) 536-16-59
E-mail: bielawki@op.pl
Godziny pracy:
poniedziałek – piątek: 7:00 : 15:00.

ZAPYTANIE OFERTOWE
W związku z planowanym zakupem różnych artykułów spożywczych na potrzeby
Domu Pomocy Społecznej w Bielawkach w 2026r. uprzejmie proszę o złożenie oferty
cenowej zgodnie z załączonymi dokumentami.
I. Zamawiający:
Dom Pomocy Społecznej w Bielawkach
Bielawki 47
83-130 Pelplin
tel.(58) 536-16-59
NIP: 593-21-33-096
II. Przedmiot zapytania ofertowego:
1. Przedmiotem zamówienia jest: DOSTAWA różnych artykułów spożywczych dla
Domu Pomocy Społecznej w Bielawkach w 2026r. według zestawienia rodzajowo –
ilościowo – wartościowego opisanego w Załączniku nr A do FORMULARZA OFERTY.
2. Zestawienie rodzajowo – ilościowo – wartościowe zawarte w Załączniku nr A w
rubryce 4 zawiera prognozowane (szacunkowe) zapotrzebowanie asortymentu
(przedmiotu dostawy) w okresie jednego roku i są to wielkości orientacyjne, przyjęte dla
celu porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty.
III. Termin realizacji i istotne warunki zamówienia:
1. Artykuły spożywcze dostarczane będą raz w tygodniu w godzinach od 9:00 do
12:00, a w razie potrzeby dwa razy w tygodniu do siedziby Zamawiającego, zgodnie ze
złożonym telefonicznie lub e-mailem zamówieniem, poprzedzającym dzień dostawy
towaru.
2. Wykonawca zobowiązany będzie do wniesienia przedmiotu zamówienia do pomieszczeń
wskazanych przez Zamawiającego, znajdujących się w jego siedzibie. Dostawa,
rozładunek i wniesienie realizowane będą na koszt dostawy wkalkulowany w cenę
dostarczanych produktów.
3.W przypadku dostarczenia towaru niezgodnego z zamówieniem, przeterminowanego lub
złej jakości Wykonawca na swój koszt dokona wymiany takiego towaru w tym samym
dniu, w którym miała miejsce dostawa.
4. Zamawiający wymaga, aby dostarczone produkty pakowane były w oryginalnych
opakowaniach, posiadały etykietę w języku polskim zawierającą co najmniej: – nazwę produktu, – wykaz składników,
– datę produkcji, – nazwę i adres producenta, – masę netto, – datę przydatności do spożycia,
– datę minimalnej przydatności trwałości do spożycia, – zawartość netto wyrażonej w jednostkach miary.
– oznaczenie partii produkcyjnej umożliwiającej identyfikację artykułu.
TOWAR NIE POSIADAJĄCY ETYKIETY BĘDZIE BEZWZGLEDNIE ZWRACANY DO DOSTAWCY!!!
Nie dopuszcza się dostarczenia w opakowaniach zastępczych, uszkodzonych, czy
zbiorczych. Towary powinny być pakowane w opakowaniach podanych w zestawieniu
ZAŁĄCZNIK A.
5. Pojemniki oraz opakowania muszą posiadać atest PZH odnośnie dopuszczenia do
kontaktu z żywnością. Powinny być gładkie, czyste, łatwe do mycia i dezynfekcji.
6. Przedmiot zamówienia powinien być dobry jakościowo i posiadać co najmniej:
a) 14-dniowy termin do spożycia w przypadku mleka pasteryzowanego, twarogów,
b) 14-dniowy termin do spożycia w przypadku śmietany pasteryzowanej, jogurtów,
c) 30-dniowy termin do spożycia w przypadku serów żółtych, topionych, mleka UHT,
śmietany UHT, majonezów, musztardy, tłuszczów roślinnych i zwierzęcych,
d) 60-dniowy termin do spożycia w przypadku produktów sypkich.
7. Proces dostawy będącej przedmiotem zamówienia powinien być zgodny z
obowiązującymi przez Wykonawcę systemem HACCP w przetwórstwie spożywczym.
8. Zamawiający informuje, iż w niektórych pozycjach w zestawieniu rodzajowo-ilościowo
wartościowym przedmiot zamówienia został opisany przez wskazanie znaków
towarowych, patentów bądź pochodzenia. Wskazania te mają charakter przykładowy,
określają jedynie klasę i standard zamawianych wyrobów. Zamawiający dopuszcza w
tych przypadkach składanie ofert na rozwiązania równoważne, a zatem zaoferowanie
produktu o takim samym składzie, jakości i właściwościach organoleptycznych (kolor,
konsystencja, zapach, smak) w opakowaniu, którego rodzaj i wielkość wskazał
Zamawiający w ww. formularzu. Wykonawca powołujący się na te rozwiązania
zobowiązany jest wykazać, że oferowane artykuły spełniają wymagania określone w
zapytaniu ofertowym, przy zachowaniu cech jakościowych produktów. Z załączonych do
oferty dokumentów w sposób nie budzący wątpliwości powinno zatem wynikać, iż
zaoferowany artykuł równoważny posiada parametry nie gorsze niż te, które w
Formularzu cenowym wskazał Zamawiający.
Zaproponowanie w ofercie artykułów o parametrach gorszych aniżeli podane w
zestawieniu rodzajowo-ilościowo-wartościowym do zapytania ofertowego spowoduje
odrzucenie oferty bądź rozwiązanie umowy.
UWAGA!!
W niektórych pozycjach w zestawieniu rodzajowo-ilościowo-wartościowym nie wpisano
„lub równoważne”, co oznacza, że Zamawiający nie dopuszcza składania produktu
równoważnego/zamiennego.
9. Rozliczenie transakcji następować będzie przelewem na konto wskazane na fakturze
ciągu 14 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury przez Wykonawcę.
10. Zamawiający może zamknąć postępowanie bez wybrania jakiejkolwiek oferty, w
przypadku, gdy żadna ze złożonych ofert nie odpowiada warunkom określonym przez
Zamawiającego.
11. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odwołania lub unieważnienia zapytania o
cenę bez podania przyczyn w każdym czasie.
12. Termin realizacji zamówienia (12 m-cy): od 01.01.2026r. do 31.12.2026r. Dom
Pomocy Społecznej w Bielawkach zaznacza, iż Wykonawca może ulec zmianie w
przypadku naruszenia zasad określonych w niniejszym zapytaniu.
IV. Opis sposobu przygotowania oferty:
1. Ofertę należy sporządzić w języku polskim.
2. Oferta wraz z załącznikami musi być czytelna.
3. Oferta i wszystkie załączniki muszą być opieczętowane pieczęcią firmową i podpisane
przez osobę uprawnioną do reprezentacji.
4. Jeżeli osoba/osoby podpisująca ofertę działa na podstawie pełnomocnictwa, to
pełnomocnictwo musi w swej treści jednoznacznie wskazywać uprawnienie do podpisania
oferty. Pełnomocnictwo to musi zostać dołączone do oferty i musi być złożone w oryginale
lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.
5. Złożenie więcej niż jednej oferty spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych
przez wykonawcę.
6. Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
7. Oferta musi obejmować całość zamówienia.
8. Oferty częściowe oraz oferty wariantowe zostaną odrzucone.
9. Oferta winna być przygotowana na formularzu oferty stanowiącym Załącznik nr 1 do
niniejszej specyfikacji.
V. Wykaz oświadczeń lub dokumentów jakie mają dołączyć do oferty Wykonawcy w
celu potwierdzenia spełnienia warunków w udziale w zapytaniu ofertowym:
1. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne – Załącznik nr 2.
2. Oświadczenie o spełnieniu koniecznych wymagań higieniczno – sanitarne w procesie
produkcji i obrocie żywnością – Załącznik nr 3.
VI. Składanie ofert.
1. Ofertę wraz z załącznikami opatrzoną nazwą zamówienia: ,,Oferta na dostawę
różnych artykułów spożywczych na potrzeby Domu Pomocy Społecznej w
Bielawkach w 2026r”. należy złożyć do dnia 09.12.2025 r. do godz. 14:30:
– w siedzibie Zamawiającego: Dom Pomocy Społecznej Bielawki 47; 83-130 Pelplin
(Budynek Główny – biuro KSIĘGOWOŚĆ KADRY I PŁACE) lub, – przesłać na pocztę e-mail: bielawki@op.pl
za potwierdzeniem odbioru i oryginał
dostarczyć przy podpisaniu umowy.
2. Osoba uprawniona do kontaktu z oferentami:
Małgorzata Gładykowska (58) 536-16-59, adres e-mail:bielawki@op.pl
VII. Kryteria oceny ofert:
Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się ceną.
VIII. Sposób dokonywania oceny złożonej oferty:
1. Złożenie jednej prawidłowej oferty jest wystarczające do zawarcia umowy.
2. Oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie składania ofert, nie będą
poddawane ocenie, zostaną niezwłocznie zniszczone komisyjnie w siedzibie
Zamawiającego. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma
data i godzina wpływu do Zamawiającego, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową,
czy kurierska.
3. Zamawiający poprawi oczywiste omyłki rachunkowe w ofercie wraz z uwzględnieniem
konsekwencji rachunkowych dokonywanych poprawek i zawiadomi o tym
Wykonawcę.
4. W toku badania i oceny oferty Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień
dotyczących treści złożonych ofert.
5. W przypadku, gdy oferta nie zawiera wymaganych dokumentów lub są one
niekompletne, nieczytelne lub budzą wątpliwość, Zamawiający wezwie Wykonawcę do
uzupełnienia bądź wyjaśnienia w wyznaczonym terminie.
6. Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i
Wykonawcy mogą przekazywać pisemnie, za pomocą drogi elektronicznej.
IX. Ważność oferty:
1. Oferta cenowa jest ważna przez okres 30 dni. Bieg terminu związania z ofertą
rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
X. Informacje dotyczące zawarcia umowy:
1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieści informację
na stronie internetowej www.dpsbielawki.com
2. Z Wykonawcą, który złoży najlepszą ofertę zostanie zawarta umowa (wzór umowy
stanowi Załącznik Nr 4).
3. Wybrany Wykonawca będzie zobowiązany do podpisania umowy w terminie i miejscu
wyznaczonym przez Zamawiającego.
4. Wykonawca przed podpisaniem umowy dostarczy do Domu Pomocy Społecznej w
Bielawkach następujące kserokopie dokumentów potwierdzone „za zgodność z
oryginałem”: – wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub odpis z KRS,
– zaświadczenie o numerze NIP, – zaświadczenie o numerze REGON.
5. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umowy,
Zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez
przeprowadzenia ich ponownej oceny.
XI. Inne postanowienia
1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość w każdym czasie dokonania zmian lub
odwołania warunków zawartych w niniejszym zapytaniu ofertowym. W przypadku
wprowadzenia zmian Zamawiający ogłosi to na swojej stronie internetowej:
dpsbielawki.com i każda zmiana staje się wiążąca od chwili ogłoszenia.
2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia zapytania ofertowego w każdym
czasie bez podania przyczyny.
3. Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tytułu unieważnienia postępowania.
4. Wykonawca może składać pytania do Zamawiającego odnośnie Zapytania ofertowego
na adres e-mail: bielawki@op.pl do dnia 04.12.2025r. do godz. 12:00. Zamawiający
zastrzega sobie prawo do nie udzielania odpowiedzi na pytania Wykonawców zadane po
tym terminie.
5.Otwarcie ofert nastąpi komisyjnie w siedzibie Zamawiającego bez udziału
Wykonawców.
XII. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO:
Na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z
przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych
oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO) informuję, że:
1. Administratorem Pana(ni) danych osobowych jest Dom Pomocy Społecznej w
Bielawkach, Bielawki 47, 83-130 Pelplin, NIP: 5932133096, REGON: 040000049.
2.Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym może Pan(ni się
skontaktować w sprawach ochrony Pana(ni) danych osobowych i realizacji swoich praw
pod następującym adresem poczty elektronicznej: administracja@dpsbielawki.pl lub
pisemnie na adres: Dom Pomocy Społecznej w Bielawkach, Bielawki 47, 83-130 Pelplin.
3.Pana(ni) dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu
związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na „Dostawę różnych
artykułów spożywczych dla Domu Pomocy Społecznej w Bielawkach w 2026”
prowadzonym w trybie zapytania ofertowego w oparciu o przepisy Kodeksu Cywilnego.
4. Odbiorcami Pana(ni) danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym
udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 701 – 705 Kodeksu
Cywilnego ( Dz. U. 1964 nr 16 poz. 93).
5. Pana(ni) dane osobowe będą przechowywane, przez okres 4 lat od dnia zakończenia
postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata,
okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.
6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana
dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach Kodeksu cywilnego,
związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;
konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Kodeks cywilny.
7. W odniesieniu do Pana(ni) danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób
zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.
8. Administrator nie przewiduje przekazywania Pana(ni) danych do państwa trzeciego,
ani organizacji międzynarodowej w rozumieniu RODO.
9. Posiada Pan(ni):
a. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pana(ni)
dotyczących,
b.na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pana(ni) danych osobowych,
c. na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia
przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa
w art. 18 ust. 2 RODO*,
d. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna
Pana(ni), że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy
RODO.
10. nie przysługuje Panu(ni):
a. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
b. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
c. na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych
osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art.
6 ust. 1 lit. c RODO.
Szczegółowe informacje na temat Ochrony Danych zamieszczamy w Polityce
Prywatności dostępnej w naszej placówce oraz na naszej stronie
internetowej.

Załącznik nr 1 – Oferta cenowa.
Załącznik nr A – Zestawienie rodzajowo – ilościowe- wartościowe.
Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu o
zamówienie publiczne.
Załącznik nr 3 – Oświadczenie o spełnieniu koniecznych wymagań higieniczno –
sanitarnych w procesie produkcji i obrocie żywnością.
Załącznik nr 4 – Istotne postanowienia umowy- wzór umowy.

 

Dyrektor Domu
s. mgr Katarzyna Piotrkowska