Bielawki0, 5.12.2024

Dom Pomocy Społecznej w Bielawkach
Bielawki 47
83-130 Pelplin
Telefon: (58) 536-16-59
Email: bielawki@op.pl
Godziny pracy: poniedziałek – piątek: 7:00 – 15:00

ZAPYTANIE OFERTOWE

W związku z planowanym zakupem produktów zwierzęcych, mięsa i produktów
mięsnych na potrzeby Domu Pomocy Społecznej w Bielawkach w 2025r. uprzejmie
proszę o złożenie oferty cenowej zgodnie z załączonymi dokumentami.
I. Zamawiający:
Dom Pomocy Społecznej w Bielawkach
Bielawki 47
83-130 Pelplin
tel.(58) 536-16-59
NIP: 593-21-33-096
II. Przedmiot zapytania ofertowego:
1. Przedmiotem zamówienia jest: Dostawa produktów zwierzęcych, mięsa i
produktów mięsnych na potrzeby Domu Pomocy Społecznej według zestawienia
rodzajowo – ilościowo – wartościowego opisanego w Załączniku nr A do Formularza
oferty.
2. Zestawienie rodzajowo – ilościowo – wartościowe zawarte w Załączniku nr A w
rubryce 4 zawiera prognozowane (szacunkowe) zapotrzebowanie asortymentu
(przedmiotu dostawy) w okresie jednego roku i są to wielkości orientacyjne, przyjęte
dla celu porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty.
III. Termin realizacji i istotne warunki zamówienia:
1. Produkty zwierzęce, mięso i produkty mięsne będą dostarczane raz w tygodniu
od godz. 7:30 do godz. 09:00, a w razie potrzeby dwa razy do siedziby
Zamawiającego, zgodnie ze złożonym telefonicznie lub faksem zamówieniem,
poprzedzającym dzień dostawy towaru.
2. Wykonawca zobowiązany będzie do wniesienia przedmiotu zamówienia do
pomieszczeń wskazanych przez Zamawiającego, znajdujących się w jego siedzibie.
Dostawa, rozładunek i wniesienie realizowane będą na koszt dostawy wkalkulowany
w cenę dostarczanych produktów.
3. Dostarczone produkty zwierzęce, mięso oraz produkty mięsne powinny być
wysokiej jakości, świeże, schłodzone, bez wad jakościowych, kolor mięsa
jasno-różowy właściwy jak dla mięsa świeżego.
4. Dostarczany przedmiot zamówienia musi być pakowany w oryginalnych
opakowaniach oraz musi posiadać etykietę w języku polskim zawierającą co
najmniej:
– nazwę produktu,
– wykaz składników, przede wszystkim zawartość mięsa odpowiadającą zawartości
wskazanej w załączniku A dla poszczególnych towarów,
– datę produkcji,
– nazwę i adres producenta,
– masę netto,
– datę przydatności do spożycia, datę minimalnej trwałości do spożycia,
– zawartość netto wyrażonej w jednostkach miary,
– oznaczenie partii produkcyjnej umożliwiającej identyfikację artykułu.
5. Towar nie posiadający etykiety będzie bezwzględnie zwracany do dostawcy.
6. Pojemniki oraz opakowania muszą posiadać atest PZH odnośnie dopuszczenia do
kontaktu z żywnością. Powinny być gładkie, czyste, łatwe do mycia i dezynfekcji.
7. Zamawiający informuje, iż w niektórych pozycjach w zestawieniu rodzajowoilościowo-wartościowym przedmiot zamówienia został opisany przez wskazanie
znaków towarowych, patentów bądź pochodzenia. Wskazania te mają charakter
przykładowy, określają jedynie klasę i standard zamawianych wyrobów.
Zamawiający dopuszcza w tych przypadkach składanie ofert na rozwiązania
równoważne, a zatem zaoferowanie produktu o takim samym składzie, jakości i
właściwościach organoleptycznych (kolor, konsystencja, zapach, smak) w
opakowaniu, którego rodzaj i wielkość wskazał Zamawiający w ww. formularzu.
8. Nie dopuszcza się dostarczenia towaru w opakowaniach zastępczych,
uszkodzonych, czy zbiorczych.
9. Przedmiot zamówienia musi być dobry jakościowo i posiadać co najmniej:
a) 3 dniowy termin do spożycia w przypadku mięsa,
b) 21 dniowy termin do spożycia w przypadku wędlin.
10. Proces dostawy będącej przedmiotem zamówienia powinien być zgodny z
obowiązującymi przez Wykonawcę systemem HACCP w przetwórstwie spożywczym.
11. Zamawiający wymaga, aby na dokumencie dostawy lub innym dokumencie
handlowym była wskazana data przydatności do spożycia dla zakupionego towaru.
12. Towar zostanie dostarczony transportem Wykonawcy do siedziby
zamawiającego. Koszt transportu wliczony będzie w cenę dostawy.
13. W przypadku dostarczenia towaru niezgodnego z zamówieniem,
przeterminowanego lub złej jakości Wykonawca na swój koszt dokona wymiany
takiego towaru na wolny od wad- w tym samym dniu, w którym miała miejsce
dostawa.
14. W ramach zamówienia zostanie wybrany Wykonawca, który złoży
najkorzystniejszą (najtańszą) oferty cenową.
15. Rozliczenie transakcji następować będzie przelewem na konto wskazane na
fakturze ciągu 14 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury przez
Wykonawcę.
16. Zamawiający może zamknąć postępowanie bez wybrania jakiejkolwiek oferty, w
przypadku, gdy żadna ze złożonych ofert nie odpowiada warunkom określonym
przez Zamawiającego.
17. Termin wykonania zamówienia (12 m-cy): od 01.01.2025r. do 31.12.2025r.
18. Dom Pomocy Społecznej w Bielawkach zaznacza, iż Wykonawca może ulec
zmianie w przypadku naruszenia zasad określonych w niniejszym zapytaniu.
IV. Opis sposobu przygotowania oferty:
1. Ofertę należy sporządzić w języku polskim.
2. Oferta wraz z załącznikami musi być czytelna.
3. Oferta i wszystkie załączniki muszą być opieczętowane pieczęcią firmową i
podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentacji.
4. Jeżeli osoba/osoby podpisująca ofertę działa na podstawie pełnomocnictwa, to
pełnomocnictwo musi w swej treści jednoznacznie wskazywać uprawnienie do
podpisania oferty. Pełnomocnictwo to musi zostać dołączone do oferty i musi być
złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.
5. Złożenie więcej niż jednej oferty spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych
przez wykonawcę.
6. Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem
oferty.
7. Oferta musi obejmować całość zamówienia.
8. Oferty częściowe oraz oferty wariantowe zostaną odrzucone.
9. Oferta winna być przygotowana na formularzu oferty stanowiącym Załącznik nr
1 do niniejszej specyfikacji.
V. Wykaz oświadczeń lub dokumentów jakie mają dołączyć do oferty
Wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków w udziale w zapytaniu
ofertowym:
1. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu o zamówienie
publiczne – Załącznik nr 2.
2. Oświadczenie o spełnieniu koniecznych wymagań higieniczno – sanitarne w
procesie produkcji i obrocie żywnością.- Załącznik nr 3.
VI. Składanie ofert.
1. Ofertę wraz z załącznikami opatrzoną nazwą zamówienia: ,,Oferta na dostawę
produktów zwierzęcych, mięsa oraz produktów mięsnych na potrzeby
Domu Pomocy Społecznej w Bielawkach w 2025r” należy złożyć do dnia
11.12.2024 r. do godz. 14:00:
– w siedzibie Zamawiającego: Dom Pomocy Społecznej Bielawki 47; 83-130 Pelplin
(Budynek Główny – administracja) lub,
– przesłać na pocztę e-mail: bielawki@op.pl za potwierdzeniem odbioru i oryginał
dostarczyć przy podpisaniu umowy.
2. Osoba uprawniona do kontaktu z oferentami:
Małgorzata Gładykowska (58) 536-16-59, adres e-mail:
bielawki@op.pl

VII. Kryteria oceny ofert:
Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się ceną.
VIII. Sposób dokonywania oceny złożonej oferty:
1. Złożenie jednej prawidłowej oferty jest wystarczające do zawarcia umowy.
2. Oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie składania ofert, nie będą
poddawane ocenie, zostaną niezwłocznie zniszczone komisyjnie w siedzibie
Zamawiającego. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego
terminu ma data i godzina wpływu do Zamawiającego, a nie data jej wysłania
przesyłką pocztową, czy kurierska.
3. Zamawiający poprawi oczywiste omyłki rachunkowe w ofercie wraz z
uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonywanych poprawek i
zawiadomi o tym Wykonawcę.
4. W toku badania i oceny oferty Zamawiający może żądać od Wykonawcy
wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
5. W przypadku, gdy oferta nie zawiera wymaganych dokumentów lub są one
niekompletne, nieczytelne lub budzą wątpliwość, Zamawiający wezwie
Wykonawcę do uzupełnienia bądź wyjaśnienia w wyznaczonym terminie.
6. Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i
Wykonawcy mogą przekazywać pisemnie, za pomocą drogi elektronicznej.
IX. Ważność oferty:
1. Oferta cenowa jest ważna przez okres 30 dni. Bieg terminu związania z ofertą
rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
X. Informacje dotyczące zawarcia umowy:
1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający poinformuje
wszystkich Wykonawców przesyłając informację na e-maila podanego w ofercie
oraz zamieści informację na stronie internetowej www.dpsbielawki.com
2. Z Wykonawcą, który złoży najlepszą ofertę zostanie zawarta umowa (wzór
umowy stanowi Załącznik Nr 4).
3. Wybrany Wykonawca będzie zobowiązany do podpisania umowy w terminie i
miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego.
4. Wykonawca przed podpisaniem umowy dostarczy do Domu Pomocy Społecznej
w Bielawkach następujące kserokopie dokumentów potwierdzone „za zgodność z
oryginałem”:
– wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub odpis z KRS,
– zaświadczenie o numerze NIP,
– zaświadczenie o numerze REGON.
5. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyla się od zawarcia
umowy, Zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród
złożonych ofert, bez przeprowadzenia ich ponownej oceny.
XI. Inne postanowienia
1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość w każdym czasie dokonania zmian lub
odwołania warunków zawartych w niniejszym zapytaniu ofertowym. W przypadku
wprowadzenia zmian Zamawiający ogłosi to na swojej stronie internetowej:
dpsbielawki.com i każda zmiana staje się wiążąca od chwili ogłoszenia.
2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia zapytania ofertowego w
każdym czasie bez podania przyczyny.
3. Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tytułu unieważnienia
postępowania.
4. Wykonawca może składać pytania do Zamawiającego odnośnie Zapytania
ofertowego na adres e-mail: bielawki@op.pl do dnia 09.12.2024r. do godz. 12:00.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do nie udzielania odpowiedzi na pytania
Wykonawców zadane po tym terminie.
5.Otwarcie ofert nastąpi komisyjnie w siedzibie Zamawiającego bez udziału
Wykonawców.
XII. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO:
Na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)
2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich
danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO) informuję, że:
1. Administratorem Pana(ni) danych osobowych jest Dom Pomocy Społecznej w
Bielawkach, Bielawki 47, 83-130 Pelplin, NIP: 5932133096, REGON: 040000049.
2.Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym może Pan(ni się
skontaktować w sprawach ochrony Pana(ni) danych osobowych i realizacji swoich
praw pod następującym adresem poczty elektronicznej:
administracja@dpsbielawki.pl lub pisemnie na adres: Dom Pomocy Społecznej w
Bielawkach, Bielawki 47, 83-130 Pelplin.
3.Pana(ni) dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO
w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na
„Dostawę produktów zwierzęcych, mięsa i produktów mięsnych dla Domu Pomocy
Społecznej w Bielawkach w 2025” prowadzonym w trybie zapytania ofertowego w
oparciu o przepisy Kodeksu Cywilnego.
4. Odbiorcami Pana(ni) danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym
udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 701 – 705
Kodeksu Cywilnego ( Dz. U. 1964 nr 16 poz. 93).
5. Pana(ni) dane osobowe będą przechowywane, przez okres 4 lat od dnia
zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy
przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.
6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio
Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach
Kodeksu cywilnego, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia
publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy
Kodeks cywilny.
7. W odniesieniu do Pana(ni) danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w
sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.
8. Administrator nie przewiduje przekazywania Pana(ni) danych do państwa
trzeciego, ani organizacji międzynarodowej w rozumieniu RODO.
9. Posiada Pan(ni):
a. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pana(ni)
dotyczących,
b.na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pana(ni) danych osobowych,
c. na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia
przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa
w art. 18 ust. 2 RODO*,
d. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy
uzna Pana(ni), że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza
przepisy RODO.
10. nie przysługuje Panu(ni):
a. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych
osobowych,
b. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
c. na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych
osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Szczegółowe informacje na temat Ochrony Danych zamieszczamy w
Polityce Prywatności dostępnej w naszej placówce oraz na naszej
stronie internetowej.
Załącznik nr 1 – Oferta cenowa.
Załącznik nr A – Zestawienie rodzajowo – ilościowe- wartościowe.
Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu
o zamówienie publiczne.
Załącznik nr 3 – Oświadczenie o spełnieniu koniecznych wymagań higieniczno
– sanitarne w procesie produkcji i obrocie żywnością.
Załącznik nr 4 – Istotne postanowienia umowy- wzór umowy.

PLIK DO POBRANIA W CAŁOŚCI : Mięso i wędliny 2025r-zapytanie ofertowe.

Dyrektor Domu
s. mgr Katarzyna Piotrkowska